Officy Team

🗺️ À quoi sert la carte ? ▾

La carte interactive affiche vos Office Managers (repères vert menthe) et vos Clients (repères bleu-vert foncé). Vous visualisez d'un coup d'œil leur répartition géographique et leurs liens de collaboration dans toute l'Île-de-France.

➕ Ajouter un OM ou un client ▾

Cliquez sur le bouton « + Ajouter » dans la barre supérieure ou dans l'onglet Liste. Dans le champ adresse, tapez une adresse (📍 adresses officielles) ou le nom d'une entreprise ou d'un lieu (🏢) : l'adresse complète se remplit et le repère se place sur la carte. Google Maps reçoit le nom, le numéro, la rue et la ville. Les noms des clients s'écrivent automatiquement en MAJUSCULES.

📥 Ajouter plusieurs clients ou OM d'un coup ▾

➕ Ajouter → Plusieurs à la fois (ou « 📥 Ajouter plusieurs clients » dans la liste des clients) :

Choisissez « Des clients » ou « Des Office Managers ».
Dans Excel ou Google Sheets, sélectionnez vos lignes avec la ligne de titres, copiez, puis collez dans la fenêtre. Ou choisissez un fichier .xlsx / .csv (un modèle Excel est téléchargeable).
Les colonnes sont reconnues automatiquement (nom, adresse, ville, email, Id Sellsy, taux, OM ou clients rattachés, dates…) et modifiables si besoin.
L'aperçu localise les adresses (✅), signale celles introuvables (⚠️, corrigeables directement) et les doublons (♻️ : ignorer, mettre à jour ou ajouter quand même).
Un clic sur « Ajouter » crée toutes les fiches, les rattachements et, pour les OM, leurs comptes de connexion.

🔗 Rattacher un OM à un ou plusieurs clients ▾

Ouvrez la fiche d'un Office Manager (au clic sur son repère ou dans la liste) : dans la section « Clients rattachés », cliquez sur « + Rattacher un client » pour en associer un nouveau. Vous pouvez aussi détacher un client instantanément en cliquant sur sa croix ×. Les modifications sont enregistrées immédiatement.

👁️ Voir les liens et noms en gras sur la carte ▾

Cliquez sur n'importe quel repère :

Des lignes relient le repère à tous ses partenaires.
Leurs noms s'affichent en permanence en GRAS dans des étiquettes bien lisibles.
Les autres repères non liés s'atténuent pour ne pas surcharger la vue.

Pour revenir à la vue normale, cliquez simplement sur le fond de carte ou sur le bouton « Réinitialiser la sélection ».

📷 Ajouter une photo ou un logo ▾

Dans la fiche ou le formulaire d'ajout, cliquez sur l'avatar pour choisir une image. Elle est automatiquement redimensionnée et compressée (256 px JPEG) pour ne jamais alourdir votre stockage. Sur la carte, elle apparaît sous forme d'une vignette ronde avec une bordure de couleur et un pointeur précis.

📋 L'annuaire dans l'onglet « Liste » ▾

Ouvrez le menu latéral droit : l'onglet « Liste » regroupe tous les OM et clients avec compteurs et recherche en direct. Chaque ligne indique la ville et le nombre de rattachements. Un bouton corbeille 🗑️ permet de supprimer un élément, toujours protégé par une fenêtre de confirmation claire.

🚇 Calculer un trajet en transports en commun ▾

Dans l'onglet « Trajets » (ou via les boutons 🟢/🔴 de chaque fiche), choisissez un départ et une arrivée :

Le bouton « Calculer le trajet » donne une estimation de la durée (un ordre de grandeur) et trace un trait entre les deux points.
Le bouton « Voir le trajet exact dans Google Maps » ouvre l'itinéraire réel : lignes de métro, RER, bus, correspondances et horaires en temps réel.
Le trait disparaît de la carte dès que vous quittez l'onglet « Trajets ».
Tournée : avec « + Ajouter une étape », prévoyez plusieurs arrêts entre le départ et l'arrivée, puis ouvrez le tout dans Google Maps (en voiture).

🗓️ Remplir sa feuille de temps du mois ▾

Bouton 🗓️ Temps en haut (ou depuis votre fiche) :

Choisissez un pinceau (un client, 🏠 Intercontrat Officy, 🌴 Congé payé, 🧳 Sans solde, 🤒 Maladie, 🎓 École, 😴 Non travaillé), puis touchez les demi-journées. Le numéro du jour peint la journée entière, ⇢ toute la semaine. À la souris, vous pouvez glisser sur plusieurs cases.
✨ Pré-remplir reprend votre planning de la semaine ; 🪣 remplit toutes les cases vides avec le pinceau choisi.
📅 Remplir plusieurs jours : une période, la journée / le matin / l'après-midi, et les jours voulus (ex. « tous les mardis et jeudis chez tel client », « télétravail tous les vendredis »), en un clic. Sur téléphone, activez ✋ Glisser pour peindre pour remplir plusieurs cases d'un glissement du doigt.
En plus : 🏡 Télétravail (sur une demi-journée) et 🥪 Trajet midi (1 = 30 min), qui s'ajoutent à la case sans la remplacer.
À finaliser au plus tard le 27 du mois. Une fois validé par l'administrateur, le mois est verrouillé : seul l'administrateur peut le modifier ou le rouvrir.
Les jours fériés sont grisés automatiquement.
Vos saisies portent un ⏳ tant que l'administrateur ne les a pas validées. Quand le mois est prêt : 🚀 J'envoie mon mois.
Administrateur : la liste « à valider » montre les feuilles en attente. Chaque proposition affiche « avant → après » avec ✅ / ✖. Le bouton 📥 Export Sellsy crée le fichier Excel du mois, avec uniquement les demi-journées validées. Les taux, Id Sellsy et owners se renseignent dans chaque fiche client (« Modifier »), ou d'un coup avec 📄 Importer taux & Id Sellsy (onglet Admin de votre fichier).

🤖 L'assistant (administrateur) ▾

Dans l'écran 🗓️ Temps, bouton 🤖 Assistant. Posez une question sur le mois affiché. Les données sont anonymisées avant l'envoi : des codes OM-01 / CLI-001 remplacent les noms, et ni les mails, ni les taux, ni les Id Sellsy, ni le motif des absences ne partent. La réponse s'affiche avec les vrais noms.

Demander à Gemini : réponse directement dans le site (site en ligne et clé configurée).
📋 Copier pour une autre IA : collez le texte dans l'IA de votre choix, puis collez sa réponse dans « Coller la réponse » pour retrouver les noms.
L'assistant ne modifie rien. Il peut se tromper : vérifiez les chiffres importants dans l'export.

💾 Sauvegarder et exporter ses données ▾

Toutes vos données sont automatiquement enregistrées dans le navigateur (localStorage). Pour créer une sauvegarde ou transférer vos données sur un autre ordinateur, utilisez le menu ⚙️ Données en haut à droite : « Exporter en JSON » et « Importer un JSON ».

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Ajouter un repère

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